نقش حسابرسان داخلی در مدیریت ریسک شبکه های اجتماعی

نقش حسابرسان داخلی در مدیریت ریسک شبکه های اجتماعی
نقش حسابرسان داخلی در مدیریت ریسک شبکه های اجتماعی

با پیشرفت و گسترش روزافزون نفوذ فناوری در دنیای کسب و کار، تقریباً همه ی سازمان ها با حضور در شبکه های اجتماعی، امکان برقراری ارتباط با حجم قابل توجهی از مشتریان (بالقوه و بالفعل) و ذی نفعان در نقاط مختلف جهان را برای خود میسر می سازند.

اگرچه افزایش درآمد می تواند محرک اصلی حضور سازمان ها در این شبکه های اجتماعی باشد، اما این شبکه ها به مثابه ی رسانه، کارکردهای به مراتب گسترده تری هم دارند. از طریق این رسانه ها می توان روابط جدیدی را با مشتریان، کارمندان و سایر ذی نفعان ایجاد کرد و آگاهی عمومی نسبت به عملیات سازمان و برند آن را توسعه بخشید.

انجمن بین المللی حسابرسان داخلی (2019) در یکی از راهنماهای عملی فنی خود، پنج دلیل اهمیت شبکه های اجتماعی برای سازمان ها را به این شرح برشمرده است:

1- توسعه و گسترش آگاهی مخاطبان از برند سازمان

2- حفظ مزیت های رقابتی

3- ارتباط و تعامل با ذی نفعان

4- مدیریت تعامل هم زمان با مشتریان

5- جذب نیروی متخصص

هم راستا با نظر انجمن، تاثیر این رسانه ها بر آموزش، ضریب مشارکت و میزان دریافت بازخورد از مشتریان مشهور و قابل توجه است. حضور فعال سازمان ها در شبکه های اجتماعی موجب افزایش جذابیت برند کارفرمایی آن ها شده، وجهه ی عمومی شان را بهبود بخشیده و فرآیند جذب نیروی انسانی مورد نیازشان را تسهیل می نماید.

حضور گسترده تر در شبکه های اجتماعی، سازمان ها و کارکنان آن ها را در معرض ریسک های نوظهور و متفاوتی قرار می دهد. انجمن بین المللی حسابرسان داخلی ریسک های ناظر بر این فرآیند را در سه گروه الف) ریسک سوء شهرت ب) ریسک های عدم رعایت قوانین و مقررات پ) ریسک های حفاظتاز دارایی ها طبقه بندی کرده است.

اهمیت توجه به ریسک های این حوزه از آن جهت روبه فزونی است که حتی راهبرد عدم حضور فعال در این شبکه ها نمی تواند منجر به مدیریت بهینه ریسک های مرتبت بر سازمان در این حوزه شود؛ زیرا، در شرایطی که سازمان هیچ حضور رسمی در شبکه های اجتماعی ندراد، باز هم مشتریان کنونی و آتی، مردم، فعالان صنعت، فعالان رسانه، سرمایه گذاران، سیاست مداران و سایر افراد می توانند آزادانه در خصوص سازمان و فعالیت های آن، اقدام به تولید و انتشار محتوا نمایند.

در این میان، موضوعی که باید مورد توجه حسابرسان داخلی قرار گیرد، جنبه ها، چگونگی و کیفیت حضور سازمان ها در شبکه های اجتماعی و حصول اطمینان از توانایی و آمادگی آن ها در راستای مدیریت بهینه ریسک ها و رویدادهای نامطلوب احتمالی است.

  حرفه حسابداری ، وجدان بیدار اقتصاد

از سویی، سازمان ها در راستای حفاظت از خود در برابر ریسک ها و رویدادهای نامطلوب احتمالی باید حداقل، سیاست ها و رویه های عملی در خصوص این که <<اساساً کدام گروه از کارکنانحق استفاده از شبکه های اجتماعی را دارند؟>>، <<چه موضوعاتی می تواند در این شبکه ها به اشتراک گذاشته شود؟>> و<<چه گروهی از ذینفعان باید مخاطب مطالب قرار گیرند؟>> را تدوین نمایند.

در راستای کمک به سازمان جهت مدیریت اثربخش ریسک شبکه های اجتماعی، حسابرسان داخلی باید با اتخاذ رویکردهای مناسب، بخشی از منابع در اختیار خود را صرف حسابرسی میزان رعایت سیاست ها و رویه های استقراریافته حضور کارکنان در شبکه های اجتماعی نمایند.

در این مقاله، موضوعاتی از جمله ارزیابی راهبرد کلان سازمان درباره ی حضور در رسانه ها و شبکه های اجتماعی، سیاست ها و رویه های مربوط به آن، میزان کفایت منابع مورد نیاز، نقش ها و مسئولیت های ارکان مختلف سازمان، اطلاع رسانی و برنامه های آموزشی حضور سطوح مختلف سازمان در شبکه های اجتماعی و برنامه ی مدیریت بحران مورد بررسی قرار گرفته و توصیه های عملی برای حسابرسان داخلی ارائه شده است.

راهبرد حضور در شبکه های اجتماعی

راهبرد سازمان پیرامو حضور در شبکه های اجتماعی، نقطه ی مناسبی برای شروع حسابرسی داخلی این حوزه است. در واقع، اولین سوالی که باید توسط حسابرسان داخلی پرسیده شود، وجود و به کارگیری موثر چنین سند راهبردی است.

تدوین این سند می تواند در تعیین مبنا و چارچوب کلان راهبری، سیاست استفاده از شبکه های اجتماعی، نظارت بر آن ها و رویکرد سازمان نسبت به حوزه های مربوط بسیار موثر باشد. از سویی، راهبرد تدوین شده باید در برگیرنده سازوکارهایی برای کمک به سازمان در دست یابی به اهداف بلندمدت خود باشد.

در نهایت، این سند راهبردی باید ساختارها و بسترهای لازم جهت حضور موثر سازمان در شبکه های اجتماعی را فراهم کند.

حسابرسان داخلی باید در کنار ارزیابی کیفیت سند راهبردی تدوین شده (یا تاکید و ارائه ی راهنمایی در خصوص تدوین آن) و میزان مطابقت سیاست ها و رویه های عملی جاری با مفاد مندرج در سند، با بررسی و اعتبارسنجی لینک های کاربری ایجاد شده در شبکه های اجتماعی تحت نام و برند سازمان، اطلاعات ارائه شده در حساب کاربری و پروفایل های رسمی و رسالت حساب کاربری یا کانال اطلاع رسانی ایجاد شده، اطمینانی معقول از هم راستایی اقدامات عملی سازمان با سند راهبردی فراهم آورده و از این راه، برای سازمان ارزش افزوده خلق نمایند.

  اهداف حسابداری در خدمت اهداف شرکت شما

سیاست ها و رویه ها

سیاست ها و رویه ها
سیاست ها و رویه ها

گام بعدی پس از بررسی راهبرد حضور سازمان در شبکه های اجتماعی، حصول اطمنیان از انعکاس صحیح، دقیق و موثر راهبرد سازمان در سیاست ها، رویه ها، رهنمودها و دستورالعمل های مرتبط با این حوزه است.

حسابرسان داخلی باید از عدم مغایرت این سیاست ها و رویه ها با مقررات صنعت، قوانین کار/شوراهای صنفی، قوانین آمره و حق آزادی بیان اطمینان یابند.

حسابرسان داخلی باید از این امر اطمینان حاصل کنند که تمامی اسنا و رویه های مرتبط از منظر عدم تناقض با قوانین مختلف مورد بررسی قرار گرفته و تاییدیه همه ی ارکان مرتبط نظیر مدیریت ارشد سازمان، واحد حقوقی، واحد مدیریت ریسک و واحد حسابرسی داخلی در خصوص آن اخذ شده است.

جهت افزایش اثربخشی بررسی های صورت گرفته، در جمع بندی این ارزیابی ها باید دیدگاه کارکنان سازمان به خصوص مسئولین مرتبط با مدیریت رسانه ها و شبکه های اجتماعی مورد توجه ویژه قرار گیرد.

به عنوان نقطه عطف تدوین سیاست ها و رویه ها، حسابرسان داخلی باید اطمینان یابند که سازمان دستور العمل مشخصی جهت انتشار محتوا در شبکه های اجتماعی تدوین نموده، آن را به خوبی به اطلاع تمامی سطوح سازمان رسانیده، آموزش های کافی برای کارکنان قراهم آورده و رعایت عملکرد کارکنان با دستور العمل های منتشر شده را به صورت مستمر مورد پایش قرار داده است.

در این جا لازم به یادآوری است که منظور از انتشار محتوا توسط کارکنان، آن گروهی از متون، تصاویر، اخبار، ویدئوها و سایر اشکال محتوا است که به نوعی با سازمان مرتبط بوده و محتوای شخصی کارکنان را در بر نمیگیرد؛ البته در برخی موارد و در سطوح حساس سازمانی، گاهی انتشار اطلاع فردی نیز به نحوی بر عملکرد سازمان تاثیر گذار خواهد بود.

همین امر و پیچیدگی های آن، ضرورت تدوین آیین نامه ای اثربخش در این حوزه را بیش از پیش نشان می دهد.

کفایت و نحوه ی تخصیص منابع برای حسابرسی داخلی در شبکه های اجتماعی

یکی دیگر از جنبه های مهم حسابرسی داخلی، شبکه های اجتماعی، ارزیابی کفایت و نحوه تخصیص منابع است. پس از تصمیم سازمان مبنی بر حضور در شبکه های اجتماعی، باید منابع ضروری از جمله کارکنان با تجربه در حوزه ی تولید و مدیریت محتوا و ابزارهای مبتنی بر فناوری برای مدیریت و پایش مستمر فعالیت ها در این بستر مانند ابزارهای رهگیری ذکر نام سازمان در محتوای منتشر شده در وب، پیگیری و پاسخ به نظرات ارائه شده در خصوص سازمان و تجزیه و تحلیل الگوهای رفتاری مخاطبان توسط مدیریت تامین شود.

  چگونه حسابداران می توانند به ایجاد شکاف زیرساخت جهانی کمک کنند

حسابرسان داخلی باید اطلاع دقیقی از میزان و مجاری حضور سازمان در شبکه های اجتماعی به دست آورند.

در این راستا، حسابرسان داخلی ابتدا باید دستورالعمل های سازمان و مجوزهای لازم را مورد بررسی قرارداده و سپس، در ارتباط با مدیران مربوطه و گردانندگان حساب های کاربری، از مجاری اطلاع رسانی رسمی سازمان شامل نام و نمادهای الکترونیکی مورد استفاده (گاه ثبت شده به صورت رسمی) در شبکه های مختلف اجتماعی اطلاع دقیق کسب نمایند.

علاوه بر این، حسابرسان داخلی باید با جست و جو در بستر اینترنت ابتدا اطلاع کسب شده طی مراحل قبل را با وضعیت عملیاتی مقایسه کرده و هرگونه مغایرت را با مدیران و مسئولین مربوط رهگیری نمایند تا ریسک سازمان از محل نشر و گسترش محتوای غیررسمی از طریق حساب های کاربردی غیرواقعی و تبعات گسترده آن را به حداقل برسانند.

در کنار این وظایف با اهمیت، حسابرسان داخلی می توانند با شناسایی محتوای موثر بر مخاطب از طریق تجزیه و تحلیل داده ها (مثلا محتوای منتشر شده محبوب یا پر بازدید)، اطلاعات ارزش مندی در خصوص سلایق، ترجیحات، رضایت و میزان وفاداری مشتریان به مدیریت ارشد ارائه دهند.

یکی از ابزارهایی که می تواند حسابرسان داخلی را در ارزیابی عملکرد شبکه های اجتماعی یاری دهد، بررسی شاخص های کلیدی ارزیابی عملکرد است.

در شرایطی که معیارها از قبل تعیین شده اند، حسابرسان داخلی باید کارآیی و اثربخشی آن ها در ارزیابی عملکرد را مورد بررسی قرارداده و در شرایطی که چنین شاخص هایی وجود ندارد، باید ضرورت تدوین و عملیاتی سازی آن ها را به مدیریت یادآوری کرده و با ارائه ی پیشنهادهای کاربردی و واقع گرایانه، یاری دهنده ی تیم های عملیاتی در این امر باشند.

در کنار این شاخص ها، ابزارهای مختلف تجزیه و تحلیل شبکه های اجتماعی نیز می تواند منجر به بهبود کیفیت کار حسابرسان داخلی شود.

درحال ارسال
امتیاز دهی کاربران
( رای)

پاسخی بگذارید

بستن منو